1. Identificación del Responsable del Tratamiento
2. Alcance y Definiciones
Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal objeto de tratamiento por parte de SUMONTEC, recolectada a través de canales físicos, telefónicos, correo electrónico, mensajería instantánea (WhatsApp Business), formularios de contacto web y herramientas de analítica digital.
Para efectos de esta política, se entienden aplicables las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, tales como: Dato Personal, Titular, Tratamiento, Responsable del Tratamiento, Encargado del Tratamiento y Autorización.
3. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
Los datos personales suministrados voluntariamente por los titulares serán recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos exclusivamente para las siguientes finalidades comerciales, operativas y legales:
- Gestión Comercial y Cotizaciones: Elaborar, enviar y hacer seguimiento a propuestas técnicas, cotizaciones de repuestos, lubricantes, equipos nuevos o usados, montajes industriales, auditorías energéticas y servicios de mantenimiento.
- Ejecución Contractual y Servicio Técnico: Coordinar visitas de inspección en planta, diagnósticos técnicos, recepción y entrega de unidades compresoras en taller, facturación electrónica, despachos y garantías.
- Atención al Cliente y Soporte Postventa: Responder consultas recibidas mediante formularios web, correo electrónico o canales directos de WhatsApp Business.
- Cumplimiento Legal y Tributario: Dar cumplimiento a obligaciones contables, fiscales y administrativas exigidas por la DIAN, cámaras de comercio y autoridades judiciales o administrativas competentes en Colombia.
- Comunicaciones Técnicas y Comerciales: Enviar información relevante sobre mantenimiento preventivo, disponibilidad de inventario, capacitaciones técnicas o actualizaciones de portafolio, siempre que el titular haya otorgado su autorización previa.
- Seguridad y Analítica Web: Garantizar el correcto funcionamiento técnico del sitio web, prevenir fraudes informáticos y medir el rendimiento de nuestras plataformas digitales mediante cookies técnicas y analíticas.
4. Derechos de los Titulares de los Datos
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de tus datos personales tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a SUMONTEC cuando sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito según la ley.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que te obligue a permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. Autorización y Consentimiento del Titular
La recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales por parte de SUMONTEC requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Dicha autorización podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo:
- Marcación de la casilla de aceptación en formularios web antes del envío de datos.
- Inicio voluntario de conversaciones comerciales a través de nuestros enlaces directos de WhatsApp Business o correo electrónico corporativo.
- Aceptación escrita o digital en órdenes de servicio, contratos comerciales o registros de clientes y proveedores.
6. Transferencia, Transmisión y Seguridad de la Información
SUMONTEC adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Los datos no serán vendidos ni cedidos a terceros con fines comerciales ajenos a la compañía. Únicamente podrán ser transmitidos a proveedores tecnológicos indispensables para la operación (servicios de alojamiento web/hosting, plataformas de correo corporativo, sistemas contables o herramientas de analítica), quienes actúan bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y seguridad de la información.
8. Procedimiento para Ejercer tus Derechos (Consultas y Reclamos)
Para ejercer tus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización, el titular o su representante deberá enviar una solicitud escrita al correo electrónico proyectos@sumontec.com o radicarla en físico en la Calle 19B # 32-37, Bogotá D.C., Colombia, indicando:
- Nombre completo y número de identificación del titular (o razón social y NIT si actúa en representación de una empresa).
- Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
- Dirección física o correo electrónico para recibir notificaciones.
- Documentos que acrediten la identidad o representación legal, cuando aplique.
Tiempos de Respuesta Legales:
Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos (Corrección, actualización o supresión)
Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.
9. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de SUMONTEC. Las bases de datos administradas por la compañía se mantendrán vigentes durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades aquí descritas y mientras subsistan obligaciones legales, contables, fiscales o de garantía comercial.
